Hoe automatisering de productiviteit van werknemers kan ondersteunen tijdens economische neergang.
Het tumultueuze zakenklimaat van vandaag stelt bedrijven voor lastige dilemma's over hoe ze het beste verder kunnen gaan. Veel ondernemingen zijn op zoek naar de meest efficiënte en kosteneffectieve manieren om de productiviteit te verhogen zonder grote revisies. De sleutel om dit met succes te doen, is door prioriteit te geven aan zinvolle automatisering - technologie die feitelijk het saaie dagelijkse werk elimineert dat te veel tijd van een werknemer in beslag neemt.
Dit tijdperk van zinvolle automatisering moet beginnen met inhoud, en met name documenten. Ongeacht de functie, wanneer het werk is voltooid, moet het waarschijnlijk worden gedocumenteerd – of het nu gaat om een rapport, presentatie, voorstel, artikel, de lijst gaat maar door. Maar in de wereld van vandaag kost het werknemers te vaak meer tijd om de documenten te maken dan het werk zelf te doen, wat een enorme kans biedt voor automatisering om een cruciale tool te worden voor het bereiken van optimale efficiëntie.
Door het automatiseren van grootschalige, hoogwaardige taken, zoals het genereren van documenten, kunnen bedrijven veel tijd en middelen besparen, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op meer strategische en omzetverhogende activiteiten. Laten we eens kijken naar de problemen waarmee organisaties tegenwoordig worden geconfronteerd bij het maken en beheren van content, en hoe automatisering kan worden gebruikt om deze problemen op te lossen.
Inhoudelijke anarchie heerst
In het digitale, hybride werktijdperk zijn we steeds meer afhankelijk van ongelijksoortige systemen om buitensporige inhoudsniveaus te beheren, van presentaties tot rapporten en zelfs slappe berichten. Uit onderzoek van Templafy blijkt dat werknemers gemiddeld 15 uur per week besteden aan het maken van content, het updaten van documenten en het versturen van e-mails.
Zonder adequate tools om content te beheren, komen werknemers steevast terecht in een staat van 'contentanarchie'. Inhoudsanarchie treedt op wanneer er een gebrek is aan infrastructuur om de consistentie en integriteit van de zakelijke inhoud binnen een organisatie te waarborgen. Het kan leiden tot tijdverspilling, verloren inkomsten en burn-out van werknemers. Misschien nog zorgwekkender is dat contentanarchie aanzienlijke beveiligingsrisico's met zich mee kan brengen, zoals de mogelijkheid dat onjuiste of onbetrouwbare content extern wordt gedeeld, wat de reputatie van een bedrijf kan schaden en mogelijk kan leiden tot schendingen van beveiligingsvereisten.
Wanneer werknemers vastlopen door handmatige taken zoals het opmaken van documenten, kost dat tijd die zou kunnen worden besteed aan waardevollere, bedrijfskritische taken. Kenniswerkers raken opgebrand, niet in staat om het impactvolle werk te doen waarvoor ze zijn aangenomen, en bedrijven verliezen hun productiviteit en lopen groeikansen mis.
Naast de tijd die wordt besteed aan het maken van inhoud, blijkt uit gegevens dat bijna de helft van de werknemers zegt dat het proces van hun bedrijf voor het beoordelen en goedkeuren van inhoud ander werk vertraagt. Dit creëert een cultuur waarin werknemers constant wordt gevraagd om kleine details te repareren, wat de productiviteit verder belemmert. Beroepen die naleving en wettelijke vereisten vereisen, verergeren dit nog meer. Maar liefst 88% van de werknemers in het VK geeft aan dat de omzet van het bedrijf zou toenemen als de knelpunten op het gebied van content zouden worden weggewerkt.
Stroomlijn en automatiseer
Gelukkig zijn er eenvoudige technische oplossingen om de lasten voor werknemers en bedrijven te verlichten. Door te investeren in technologie die het handmatig creëren en beheren van content stroomlijnt en automatiseert, kunnen ondernemingen de productiviteit verbeteren en succes boeken tijdens en na de recessie. Intelligente oplossingen voor documentautomatisering maken het gemakkelijker om inhoud te vinden, te gebruiken en te beheren, door medewerkers rechtstreeks te voorzien van de nieuwste goedgekeurde, merkconforme inhoud binnen de applicaties waarin ze al werken. Hierdoor wordt aan alle wettelijke richtlijnen voldaan , en het risico dat niet-conforme, off-brand documenten worden gecreëerd, wordt drastisch verminderd.
Dit vermindert het niveau van handmatig werk en menselijke fouten bij het opstellen van financiële rapporten, beoordelingen en klantpresentaties. Door gebruik te maken van deze softwareoplossingen kunnen werknemers uren aan administratieve taken besparen op hun toch al zware werklast, en kunnen ze gerust zijn dat hun bazen hen niet 's avonds laat e-mails sturen waarin ze worden gevraagd een logo in een presentatie te corrigeren of een rapport opnieuw op te maken .
Automatisering kan bedrijven ook helpen hun winst te verbeteren door fouten te verminderen en de nauwkeurigheid te verbeteren. Dit is cruciaal voor werknemers, waarbij 75% aangeeft dat goede inhoud de belangrijkste drijfveer is voor zakelijk succes. Oplossingen voor documentautomatisering zorgen ervoor dat alle documenten consistent zijn opgemaakt en de meest actuele informatie bevatten, waardoor het risico op kostbare fouten wordt verkleind.
Contentoplossingen van de volgende generatie kunnen bedrijven ook helpen hun technologiestapels te stroomlijnen door de behoefte aan meerdere verschillende tools en technologieën te verminderen, waardoor workflows worden verbeterd. Door een oplossing te gebruiken die aansluit op de volledige tech-stack, kunnen bedrijven meer holistische workflows creëren, waarbij alle gegevens binnen het bedrijf worden gebruikt in plaats van deze in afzonderlijke silo's achter te laten.
In plaats van meerdere verschillende systemen te gebruiken voor het genereren van documenten, versiebeheer en contentbeheer, kan één enkele oplossing al deze functies aan. Dit betekent dat werknemers slechts één systeem hoeven te leren kennen en gebruiken in plaats van meerdere, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om door de technologie te navigeren en deze te gebruiken. Dit verbetert de productiviteit en de acceptatie door gebruikers, omdat werknemers efficiënter en effectiever kunnen werken.
Doorsta de storm en kom er sterker uit
Uiteindelijk dringt automatisering steeds sneller door in de bedrijfswereld. In het huidige klimaat zullen ondernemingen die automatisering nu effectief inzetten, de concurrentie voor zijn en toekomstbestendig voor de komende jaren. De huidige recessie is geen tijd om innovatie uit de weg te gaan. In plaats daarvan is het een kans voor dappere bedrijven om de productiviteit te verhogen en de betrokkenheid van werknemers te vergroten. Door zich te richten op inhoud als de eerste aanloophaven voor deze transformatie, kunnen bedrijven een onmiddellijke impact hebben en een hoge ROI behalen door een grote mate van spanning voor arbeiders en werknemers te verlichten.
