De vier belangrijkste stappen bij het kopen van cloudsoftware

afbeelding van een man die achter de computer zit

Na de COVID-19-pandemie zijn de inspanningen voor digitale transformatie in de meeste bedrijfstakken in een stroomversnelling geraakt, waarbij bedrijven in een mum van tijd hun gebruikelijke werkroutines moesten aanpassen. Bovendien maakte het werken op afstand duidelijk dat legacy-systemen niet langer geschikt waren voor bedrijven om op een effectieve manier te opereren.

Bedrijven realiseerden zich al snel dat de wolk loste veel van deze problemen op door verbeterde flexibiliteit, beheersbaarheid en een snelle ROI te bieden. Toen bedrijven naar de cloud verhuisden, werden processen opnieuw geconfigureerd en werden de operationele en servicemodellen opnieuw gedefinieerd. Veel ondernemingen waren zich echter niet volledig bewust van de significante verschillen tussen de aanschaf van een nieuwe cloudoplossing en de aanschaf van traditionele on-premise software.

Het grote contrast tussen de twee is dat, terwijl de eerste wordt geleverd als een service en gekocht als een termijncontract, meestal over een periode van drie jaar of langer, traditionele on-premise software vaak de eenmalige aankoop van software inhoudt. Het inkopen van een dienst is onmiskenbaar iets anders dan het kopen van een product en vraagt ​​dus om een ​​aparte benadering van het inkoopproces. Ongeacht de omvang van de software die wordt aangeschaft, zijn er vier belangrijke stappen die organisaties moeten volgen als het gaat om de aanschaf van cloudsoftware

1. Zorg dat de basis goed is voordat u begint

Voordat organisaties aan het inkoopproces beginnen, moeten ze zichzelf enkele eenvoudige maar belangrijke vragen stellen. Heeft u een duidelijke bedrijfsstrategie die het systeem gaat ondersteunen? Wat wil je bereiken door afstand te nemen van de bestaande oplossing? Pas als je deze vragen hebt beantwoord en een duidelijk doel hebt om naar te streven, kan het proces van het kopen van cloudsoftware beginnen. Het is van vitaal belang om een ​​evaluatieteam op te bouwen dat in staat is de complexiteit en omvang van de taak aan te pakken. Betrokkenheid van leidinggevenden is van fundamenteel belang, een robuust projectgovernancemodel is essentieel en het is van vitaal belang om een ​​mechanisme te hebben om onschatbare kennis en inzichten van materiedeskundigen en gebruikers uit de hele organisatie vast te leggen.

Zodra dit team is samengesteld, moet het de huidige oplossing en de beperkingen ervan onderzoeken, in termen van:
kosten en effectiviteit en zorgt ervoor dat bedrijfsstrategieën op elkaar zijn afgestemd, waarbij de kritieke taken worden benadrukt die het nu en in de toekomst moet volbrengen.

2. Verzamel de juiste informatie

Als een bedrijf de beste oplossing wil vinden om aan hun eisen te voldoen, moet het potentiële leveranciers een gemakkelijk te volgen, duidelijke beschrijving van hun behoeften geven. Hierdoor kunnen potentiële leveranciers een oplossingsvoorstel maken dat aantrekkelijk, overtuigend, nauwkeurig en relevant is. De verstrekte informatie moet basisdetails bevatten, zoals de bedrijfsdoelstellingen van de onderneming, het huidige systeemlandschap, de omvang, de geografische dekking en een toekomstvisie van de gewenste toestand. Er is behoefte aan een beschrijving van de huidige systemen en processen en in het bijzonder eventuele specifieke klant- of branchekenmerken die essentieel zijn voor projectsucces. Het is belangrijk om ook vooruit te kijken naar de toekomst en ervoor te zorgen dat eventuele belangrijke toekomstige bedrijfsveranderingen gemakkelijk kunnen worden overgenomen.

Als het gaat om het definiëren van vereisten, gebruiken veel bedrijven een 'MOSKOU'-lijstbenadering die bestaat uit: Must-haves, Should-haves, Might-haves, would-like-to-haves.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat zowel de functionele als de niet-functionele technische behoeften worden gedefinieerd, evenals het in overweging nemen van toekomstige behoeften om af te stemmen op potentiële marktkansen, concurrerende eisen en groeidoelstellingen. Onthoud dat u een dienst aanschaft en geen product, dus er moet ook rekening worden gehouden met de kenmerken van de geleverde dienst. Zodra deze allemaal zijn gedefinieerd, kunnen de verschillende vereisten worden geprioriteerd en kunnen ze worden gewogen als basis voor het definiëren van een gemeenschappelijke reeks evaluatiecriteria. Deze kunnen vervolgens worden gebruikt om te zorgen voor een robuuste en eerlijke beoordeling van de verschillende leveranciersvoorstellen en om een ​​onpartijdige vergelijking tussen de
beschikbare opties.

3. Benadering van de markt

Zodra de zakelijke en IT-behoeften zijn vastgesteld, is de volgende stap het benaderen van de markt
om het team te onderwijzen en inzicht te krijgen in de beschikbare opties. Bedrijven moeten op de hoogte zijn van het aanbod in de branche, wat andere bedrijven doen en de verschillende aanbiedingen van verschillende leveranciers. Externe adviseurs en brancheanalisten zoals G2, SPI en TSIA kunnen een overzicht geven van de vergelijkende voor- en nadelen van beschikbare oplossingen en hoe deze aansluiten bij de specifieke vereisten van een bedrijf.

Het is de moeite waard om online onderzoek te doen, beurzen bij te wonen en eerste softwaredemonstraties te houden om een ​​idee te krijgen van de nieuwste technologieën, en je voor te bereiden op de evaluatie die voor ons ligt. Aanbevelingen van tijdgenoten en het evalueren van oplossingen van concurrenten kunnen nuttig zijn, terwijl het ook de moeite waard is om meer te weten te komen over de marktreferenties van een potentiële nieuwe leverancier om ervoor te zorgen dat ze kennis hebben van de branche. Voordat u een langetermijncontract ondertekent, is het belangrijk om na te denken over de toewijding van de leverancier aan de branche waarin het bedrijf actief is, het uiterlijk van de toekomstige productroutekaart en de organisatiecultuur. Nogmaals, het is de moeite waard om te onthouden dat u niet alleen een eenmalige aankoop doet, maar service verwerft en een relatie aangaat die voor de duur van het contract en mogelijk daarna zal duren.

4. Evaluatie en onderhandeling

Vroeger ging het kiezen van legacy-software gepaard met een moeizaam Request for Proposal (RFP)-proces met een veelvoud aan vragen in een enorme spreadsheet, gevolgd door talloze zeer gestructureerde en formele demonstraties, vaak volgens een vaststaand script. Deze traditionele en didactische benadering van productselectie is echter niet langer relevant voor het effectief inkopen van cloudoplossingen. Het houdt steevast geen rekening met de vereisten van een servicecontract en de waarden van een sterke werkrelatie.

Als gevolg hiervan gebruiken bedrijven steeds meer inventieve en geschikte benaderingen voor beoordeling en evaluatie. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat leveranciers creatieve antwoorden op een aantal verschillende bedrijfssituaties voorstellen in plaats van een stapsgewijze uitleg van een vooraf opgesteld script te geven.

Verder is het ook de moeite waard om te bedenken dat er tijdens een dergelijk evaluatieproces spanningen en verschillen kunnen ontstaan ​​tussen de verschillende partijen binnen het analyseteam. Daarom is het van essentieel belang dat er van meet af aan solide evaluatiecriteria worden gedefinieerd en overeengekomen. Dit zorgt ervoor dat beslissingen kunnen worden genomen met betrekking tot goed gedefinieerde zakelijke doelstellingen en prioriteiten, waardoor het risico wordt verkleind dat individuen overmatig worden beïnvloed door mooie schermen en glanzende objecten die geen echte zakelijke waarde opleveren!

Als het gaat om het nemen van de uiteindelijke beslissing, zullen de initiële kosten voor het aanschaffen en implementeren van de software zeker een overweging zijn. Omdat dit echter een dienst is die wordt gekocht, zijn de totale eigendomskosten van de oplossing gedurende de looptijd van het contract, inclusief de doorlopende onderhoudskosten en het waarschijnlijke investeringsrendement dat de oplossing daadwerkelijk zal opleveren, van veel groter belang.

Bovendien moeten factoren zoals de toekomstige productroadmap, prestatie-eisen en service level agreements ook als belangrijke criteria worden beschouwd bij het nemen van de uiteindelijke beslissing. En het is de moeite waard om ervoor te zorgen dat de contractvoorwaarden van leveranciers en hun Cloud Services-overeenkomst vroegtijdig zichtbaar zijn, omdat dit vaak de oorzaak van problemen kan zijn tijdens onderhandelingen.

De belangrijkste overweging is echter dat organisaties ervoor moeten zorgen dat, ongeacht de cloudsoftware die ze besluiten te kopen, bedrijfsleiders een partnerschap kunnen aangaan dat is gebouwd op een sterke en stabiele basis met hun partners en de leverancier van de oplossing. Bedrijven moeten zich ervan bewust zijn dat digitale transformatie een continu evoluerend proces is. Een organisatie moet voortdurend op zoek zijn naar het vergroten van de waarde die het haalt uit cloudoplossingen, lang nadat de eerste implementatie van de software heeft plaatsgevonden.

DOOR: Andy Campbell, Global Solution Evangelist bij FinancialForce