Geen drama-gegevensmigratie

Met Fusies, Overnames en Desinvesteringen op recordniveaus staat de snelheid en effectiviteit van datamigratie in de schijnwerpers. Elke stap van dit gegevensmigratieproces roept zorgen op, vooral bij spin-off- of desinvesteringsovereenkomsten waarbij slechts een deel van het bedrijf het eigendom verplaatst. 

Wat gebeurt er als vertrouwelijke informatie door de verkeerde mensen wordt benaderd? Als leveranciersverzoeken niet kunnen worden verwerkt? Als individuen met de nieuw verworven operatie beperkte toegang hebben tot vitale informatie en zich daarom geen deel voelen van de core business van de koper? De implicaties zijn wijdverbreid - van het beschermen van intellectueel eigendom tot het moreel van het personeel, operationele efficiëntie en zelfs mogelijke schending van financiële regelgeving voor beursgenoteerde bedrijven.

Met traditionele modellen voor datamigratie waarvan wordt erkend dat ze risicovol en tijdrovend zijn en de deal mogelijk kunnen laten ontsporen, legt Don Valentine, commercieel directeur bij Absoft uit dat er een andere aanpak nodig is - een die niet alleen de risico's van het proces vermindert, maar ook waarde toevoegt door het verminderen van de tijd om te migreren en snelle toegang te bieden tot hoogwaardige gegevens op transactieniveau.

Opname breken

2021 verbrijzelde fusie- en overnamerecords (M&A), met een M&A-volume van meer dan $ 5.8 biljoen wereldwijd. Naast overnames van hele bedrijven, werden in 2021 tal van spraakmakende deals aangekondigd, van desinvesteringen tot spin-offs en splitsingen. Maar de geschiedenis van fusies en overnames is verre van consistent. Terwijl succesvolle fusies synergieën realiseren, kostenbesparingen creëren en de inkomsten verhogen, ontsporen veel te veel fusies door culturele botsingen, een gebrek aan begrip en, cruciaal, een onvermogen om de gegevens, systemen en processen van de gefuseerde activiteiten snel te combineren. 

De kosten kunnen erg hoog zijn, maar toch slagen veel bedrijven er nog steeds niet in om de data due diligence uit te voeren die nodig is om de M&A-doelstelling te waarborgen. Het vinden, opslaan en migreren van waardevolle gegevens is essentieel voor, tijdens en na fusies en overnames. Individuen hebben toegang tot gegevens nodig tijdens het due diligence-proces; ze moeten gegevens migreren naar de kernactiviteiten om de IT-kosten te minimaliseren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat de overgenomen operatie naadloos blijft werken. En de verkoper moet er 100% zeker van zijn dat alleen gegevens die relevant zijn voor de deal ooit zichtbaar zijn voor de overnemende organisatie.

Veel te vaak brengt het datamigratieproces echter kosten met zich mee, brengt de vertrouwelijkheid van gegevens in gevaar en stelt hoge eisen aan zowel IT als het bedrijfsleven in beide organisaties.

Gegevensdoelstellingen

Zowel koper als verkoper hebben een aantal gemeenschappelijke doelen voor gegevensmigratie. Niemand wil een langdurig project dat kostbare middelen verbruikt. Iedereen wil de deal binnen de voorgeschreven tijd afronden. De voltooiing van de IT-integratie zal inderdaad deel uitmaken van de Verkoop- en Aankoopovereenkomst (SPA) en vertragingen kunnen gevolgen hebben voor de markt. Bedrijven zijn terecht op hun hoede voor IT-gerelateerde verstoringen, met name downtime van essentiële systemen die de veiligheid, productie of efficiëntie van activa in gevaar kunnen brengen; en degenen in het bedrijf willen niet van de kernactiviteiten worden weggesleept om verwikkeld te raken in oefeningen voor gegevenskwaliteitscontrole.

Tegelijkertijd zijn er echter verschillen in databehoeften die voor conflicten kunnen zorgen. Terwijl de verkoper de deal rond wil krijgen en naar de volgende regel in de zakelijke agenda wil gaan, is het proces niet zo eenvoudig. Hoe kan de koper de essentiële due diligence bereiken en tegelijkertijd voldoen aan de behoefte van de verkoper om niet-dealgerelateerde gegevens, zoals HR, financiële geschiedenis en gevoelige commerciële informatie, te beschermen? De CIO van een verkoper wil niet dat het IT-personeel van het kopende bedrijf in zijn netwerk zit, ook al erkent hij dat de koper de oplossing moet testen. Evenmin zal er enige bereidheid zijn om het IT-personeel van de verkoper van de strategische kernactiviteit te verplaatsen om dit proces te beheren.

Voor de koper is het essentieel om toegang te krijgen tot systemen. Het is essentieel om vitale historische gegevens vast te leggen, van voorraadbewegingen tot onderhoudsgeschiedenis van activa. De CIO heeft vroegtijdige toegang tot het nieuwe systeem nodig om vertrouwen te geven in het vermogen om effectief te werken na de overgang - eventuele zorgen met betrekking tot gegevenskwaliteit of systeemveroudering moeten vroeg in het proces worden gesignaleerd en aangepakt. De koper is ook op zijn hoede voor het buitenspel zetten van belangrijke operationele mensen door hen te vragen tests, training en gegevensborging uit te voeren.

Hoewel beide organisaties een gemeenschappelijk overkoepelend doel delen, kunnen de onderliggende verschillen in houding, behoeften en verwachtingen ernstige wrijvingen veroorzaken en mogelijk het proces voor gegevensborging doen ontsporen, de SPA verlengen en zelfs de deal in gevaar brengen.

Risicovolle migratie

Tot op heden zijn processen voor het beheren van het vinden, opslaan en beheren van gegevens voor, tijdens en na fusies en overnames gericht op de behoeften van het verkopende bedrijf. De verkoper verstrekte een uittreksel van het SAP-systeem met de gegevens die relevant zijn voor de overeengekomen activa en deelde dat met de koper. De koper moest vervolgens configuratie en software maken om de gegevens te ontvangen; transformeer vervolgens de gegevens en vervolgens de migratie van applicatiegegevens om operationele ondersteuning te bieden voor belangrijke functies zoals leveranciersbeheer. 

Deze aanpak is vol risico's. Niet alleen is de koper tot veel te laat blind voor gegevensproblemen, maar het hele proces is tijdrovend. Het bevat doorgaans ook alleen stamgegevens, niet de vereiste transactiegeschiedenis, vanwege de ernstige uitdagingen en complexiteit die gepaard gaan met het nabootsen van de chronologie van het laden van transactiegegevens. Gegevensverlies, fouten en verkeerde mapping komen vaak voor - maar worden pas veel te laat in het proces ontdekt, meestal nadat de fusies en overnames zijn voltooid, waardoor het IT-team van de koper worstelt met onnauwkeurigheid en systeemveroudering.

Meer recentelijk zijn verschillende benaderingen omarmd, waaronder 'achter de firewall' en 'copy/raze'. De eerste heeft een aantal van de zorgen weggenomen door de koper toegang te bieden tot de technische kern via een tijdelijk gescheiden netwerk dat de lopende bouw van de systemen van de koper huisvest. Hoewel dit de noodzaak vermijdt om de koper toegang te geven tot de gegevens van de verkoper en het migratieproces vermindert en fouten, testen, training en gegevensborging minimaliseert, is het gebrekkig. Het vereist nog steeds de bouw van extractie- en laadprogramma's en gebruikt ook alleen stamgegevens om de hierboven genoemde redenen. Het lost geen problemen met downtime op, omdat testen en gegevensborging nog steeds vereist zijn. En het vereist nog steeds de betrokkenheid van IT-middelen bij niet-strategisch werk. In wezen is deze benadering nog steeds een risico voor het tijdsbestek van de SPA - en voldoet daarom niet aan de behoeften van koper of verkoper.

De 'copy/raze'-benadering heeft het voordeel dat transactiegegevens worden verstrekt. De verkoper maakt een volledige kopie en verwijdert vervolgens alle gegevens met betrekking tot activa die niet worden overgedragen voordat ze worden overgedragen aan de koper. Dit model vereist echter een hele portfolio van verwijderprogramma's die moeten worden getest - een proces dat zakelijke input vereist. Vroegtijdige zichtbaarheid van de volledige gegevensbronnen zorgt ervoor dat eventuele problemen die van invloed kunnen zijn op de SPA kunnen worden gesignaleerd, maar de eisen aan het bedrijf zijn ook aanzienlijk - en worden kwalijk genomen.

Migratie risicovrij maken

Een andere aanpak is dringend nodig. De sleutel is om het proces naar een onafhankelijke locatie te brengen. In overeenstemming tussen koper, verkoper en datamigratie-expert levert de verkoper de volledige technische kern die vervolgens wordt onderworpen aan een speciaal extractieprogramma. De configuratie is gebaseerd op de overeengekomen key deal-activa, zodat het extractiehulpprogramma automatisch SAP-tabeldownloads uitvoert van alleen de gegevens met betrekking tot deze activa, waardoor alle risico's die gepaard gaan met ongepaste gegevenstoegang worden weggenomen. 

Het proces is sneller en levert een betere kwaliteitsborging op. Als alternatief kan de 'copy/raze'-benadering worden verbeterd door de volledige kopie van het SAP-systeem in escrow te plaatsen - in wezen een gedemilitariseerde zone (DMZ) in de cloud - namens beide partijen. Een verwijderhulpprogramma wordt vervolgens gebruikt om alle gegevens die geen verband houden met de dealactiva te verwijderen - met de gegevens vervolgens geverifieerd door de verkoper voordat de koper toegang heeft. Na bevestiging krijgt de koper toegang om het nieuwe SAP-systeem te testen voorafgaand aan de migratie.

Deze modellen kunnen afzonderlijk en in tandem worden gebruikt, waardoor een oplossing voor gegevensmigratie wordt geboden zonder onderbreking en uitvaltijd die wordt teruggebracht van weken tot een weekend. De resulterende SAP-oplossing kan optimaal worden geconfigureerd als onderdeel van het proces, wat vaak resulteert in een vermindering van de SAP-footprint, met de bijbehorende kostenvoordelen. Het is van cruciaal belang dat, omdat de koper vroegtijdig toegang krijgt tot de transactiegeschiedenis, er geen uitbreidingen voor de SPA nodig zijn - terwijl de verkoper er volledig op kan vertrouwen dat alleen de relevante gegevens met betrekking tot de deal ooit zichtbaar zijn voor de koper.

Conclusie

Door een andere benadering van datamigratie te omarmen, kunnen organisaties niet alleen de data-integriteit waarborgen en de downtime die gepaard gaat met datamigratie minimaliseren, maar ook de volledige tijdschaal verkorten. Door het due diligence- en migratieproces van gegevens te verkorten van negen maanden naar drie, kan de M&A SPA aanzienlijk korter zijn, waardoor de kosten die aan de transactie zijn verbonden, worden verlaagd en de koper met vertrouwen nieuwe strategische plannen kan beginnen.

ENDS