Ryedale Group implementeert Aqilla en verlaagt softwarekosten

Aqilla, een cloudgebaseerd boekhoudkundige en ERP-oplossing, heeft Ryedale Group, Britse gespecialiseerde experts op het gebied van duurzaam plastic printen, geholpen om hun jaarlijkse kosten aanzienlijk te verlagen boekhoudkundige kosten. De implementatie van het cloudgebaseerde aanbod van Aqilla leidde ook tot een transformatie van het geheel van Ryedale boekhoudkundige het verbeteren van hun klantenservice, het verbinden van processen in het hele bedrijf, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de gebruikerservaring. 

Achtergrond

Ryedale Group is een in Yorkshire gevestigd, door een familie gerund, duurzaam kunststofdrukbedrijf. Het bedrijf, nu in de derde generatie van management, is onlangs getransformeerd: "radicale verandering" van processen en technologieën in de hele organisatie heeft geleid tot grotere efficiëntie, verbeterde klantervaring en verhoogde productiviteit. Dit heeft het bedrijf geholpen de verstoring als gevolg van de pandemie tegen te gaan en een concurrentievoordeel te behalen. Ryedale heeft sindsdien kunnen diversifiëren door een opslag- en opslagaanbod toe te voegen.

Aqilla implementeren boekhoudkundige software heeft Ryedale niet alleen geholpen om bedrijfsverbeteringsdoelen te bereiken, maar heeft ook een belangrijke bijdrage geleverd aan het verlagen van de bedrijfsuitgaven; overstappen van het vorige boekhoudkundige systeem naar Aqilla heeft de totale eigendomskosten met naar schatting 84% per jaar verlaagd, wat neerkomt op een besparing van meer dan £ 50,000 per jaar. 

De Uitdaging

Zoals veel middelgrote ondernemingen werden de activiteiten van Ryedale ernstig verstoord door de pandemie. Met personeel op verlof maakte het leiderschapsteam van de gelegenheid gebruik om de organisatie te transformeren door nieuwe processen en technologieën te implementeren die de productiviteit zouden verhogen en een concurrentievoordeel zouden behalen. Er werd software voor projectbeheer ingevoerd die het verkoopproces van offerte en kostenberekening tot aan de ontwerp- en productiefase zou automatiseren. 

Echter, Ryedale's boekhoudkundige systeem, Syspro, bleek duur en omslachtig. Duur in onderhoud en niet wendbaar genoeg om mee te draaien met de nieuwe organisatie, Financiering Directeur, Julie Davis, besloot dat het tijd was om Syspro te vervangen door een cloudgebaseerd platform. Een nieuwe boekhoudkundige software applicatie was nodig om te integreren boekhoudkundige met verkoop- en productieprocessen, bespaar tijd en verbeter de algehele ervaring voor personeel en klanten. 

De oplossing

Waarom Aqilla?

Over de reden waarom het bedrijf in eerste instantie voor Aqilla koos, zei Julie Davis: “We hebben kort nagedacht over Sage en Xero, maar we wisten dat geen van deze producten kon worden aangepast aan onze zakelijke behoeften. We hebben ook gekeken Microsoft Dynamiek, maar het systeem was veel te complex. Als een configureerbaar, flexibel en krachtig systeem valt Aqilla ergens tussenin, het voldoet aan alle eisen voor een bedrijf van onze omvang en houdt tegelijkertijd onze totale eigendomskosten laag.”

Geliktere processen met geïntegreerde applicaties

Ryedale was de sleutel tot het bedrijfstransformatieproject en automatiseerde het proces van het beheer van een printopdracht via bestelling, ontwerp en productie. Het systeem dat Ryedale implementeerde om dit te realiseren, gaf klanten ook inzicht in het lopende project, waardoor de algehele klantervaring werd verbeterd en de interne processen voor klantenservicemedewerkers werden gestroomlijnd. 

Vóór Aqilla moest het team offertes maken en live jobs activeren in de productiebeheersoftware, en vervolgens de taken opnieuw herhalen in de boekhoudkundige systeem. Door Aqilla te integreren met deze core business-app, werken medewerkers uitsluitend in één systeem, terwijl gegevens automatisch worden gerepliceerd in Aqilla voor boekhoudkundige en analyse.

Zelfverzekerde, op gegevens gebaseerde managementbeslissingen

“Voor het eerst kan ik gedetailleerde managementrapporten in Aqilla delen met mijn leiderschapsteam. Ik kan dit doen omdat de technologie het gemakkelijk maakt, maar ook omdat ik 100% zeker ben van mijn gegevens. We zien nu al de voordelen; we kunnen zien wat er met de verkoop gebeurt en waar we onze inspanningen op moeten richten”, aldus Julie Davis.

Terwijl senior leiderschap toegang heeft tot de managementrapporten in Aqilla, gebruiken Julie en haar team de Sharperlight business intelligence-tool (geleverd door Aqilla) om meer specifieke zelfbedieningsrapporten uit de database te maken. "Als ik informatie wil, kan ik die snel vinden met behulp van Sharperlight", zegt Julie. 

Een op maat gemaakte implementatieservice die ervoor zorgt dat Aqilla voldoet aan nauwkeurige zakelijke vereisten

De zeer persoonlijke service die het implementatie- en ondersteuningsteam van Aqilla biedt, was een belangrijke beslissende factor om voor Aqilla te kiezen boven Xero of Sage. 

"De implementator van Aqilla was erg goed in het interpreteren van wat we moesten doen en het aanbieden van alternatieve manieren om dit te bereiken", aldus Julie Davis. Ze voegde eraan toe: "Er waren momenten dat we van gedachten veranderden toen we ons realiseerden dat een proces verbeterd kon worden, en hij was altijd in staat om de wijzigingen snel door te voeren omdat hij het systeem zo goed kende."

Een proces van continu verbeteren

Op het moment van schrijven is het systeem al meer dan zes maanden volledig operationeel, hoewel Julie het gevoel heeft dat er nog veel te ontdekken valt om hun werking verder te verbeteren. Ze zei: “Het implementeren van Aqilla is een radicale verandering voor ons geweest. Nu we er bekend mee zijn, zien we meer manieren om te verbeteren en meer processen die gelikter kunnen, vooral als het gaat om de integratie. We willen onze tijdregistratieprocessen verbeteren en ook dieper ingaan op de API, zodat we nog een gegevenslaag tussen systemen kunnen delen.”

Samengevat

Ryedale heeft een aantal belangrijke zakelijke doelen bereikt door Aqilla te implementeren, waaronder enorm lagere jaarlijkse kosten, digitale transformatie van de boekhoudkundige operationele werking, een verbeterd niveau van klantenservice, verbonden processen in het hele bedrijf, verhoogde productiviteit en een sterk verbeterde gebruikerservaring. Maar het echte dagelijkse voordeel zit hem in de tijd en middelen die Julie heeft bespaard. Ze concludeert: “Aqilla heeft alles een stuk eenvoudiger gemaakt. We stonden op het punt een ander personeelslid voor ons aan te werven boekhoudkundige team, maar Aqilla heeft de druk weggenomen en we kunnen het voorlopig aan omdat onze processen zoveel beter zijn.”